Arkiv: Skillnad mellan sidversioner

Den som skapar ett arkiv kallas ''arkivbildare''. Arkiv skapas vanligen som en integrerad del av en organisation, företag, förenings eller persons ordinarie verksamhet. Lagar och förordningar kan föreskriva att handlingar måste sparas i viss utsträckning under en viss tid, men därutöver anger arkivbildaren vad som ska gälla. För den offentliga sektorn gäller i Sverige, ''tryckfrihetsförordningen'', ''Offentlighets- och sekretesslagen'' och [[arkivlagen]] med flera lagar. Större arkivinstitutioner har dessutom att ta ställning till donationer av hela arkiv från privata arkivbildare. Sedan ca 1900 tillämpas ''proveniensprincipen'', vilket betyder att dokument förvaras och hanteras i den ordning de skapades (proveniens betyder ursprung). Proveniensen gäller såväl inre- som yttre ordning. I äldre tid förekom det att donerade dokumentsamlingar delades upp och dokumenten sorterades in i den egna samlingen.

Förtecknandet av arkiv är avgörande för att hitta handlingar. Den utgör en fortsättning på eller tillämpning av [[proveniens]]principen. Framför allt kan den vara olika detaljerad. På högsta nivån måste en arkivinstitution ha en förteckning över vilka arkivbildares arkiv den förvaltar. För varje arkiv redovisas sedan handlingarna i "serier" som i sin tur består av "volymer". Arkivbestånden förtecknas vanligen med stöd av ett [[arkivschema]] (förteckningsplan). Handlingarna kategoriseras på funktionella grunder.