Arkiv: Skillnad mellan sidversioner

Den som skapar ett arkiv kallas ''arkivbildare''. Arkiv skapas vanligen som en integrerad del av en organisation, företag, förenings eller persons ordinarie verksamhet. Lagar och förordningar kan föreskriva att handlingar måste sparas i viss utsträckning under en viss tid, men därutöver anger arkivbildaren vad som ska gälla. För den offentliga sektorn gäller i Sverige, ''tryckfrihetsförordningen'', ''Offentlighets- och sekretesslagen'' och [[arkivlagen]] med flera lagar. Större arkivinstitutioner har dessutom att ta ställning till donationer av hela arkiv från privata arkivbildare. Sedan ca 1900 tillämpas ''proveniensprincipen'', vilket betyder att dokument förvaras och hanteras i den ordning de skapades (proveniens betyder ursprung). Proveniensen gäller såväl inre- som yttre ordning. I äldre tid förekom det att donerade dokumentsamlingar delades upp och dokumenten sorterades in i den egna samlingen.

Förtecknandet av arkiv är avgörande för att hitta handlingar. Den utgör en fortsättning på eller tillämpning av [[proveniens]]principen. Framför allt kan den vara olika detaljerad. På högsta nivån måste en arkivinstitution ha en förteckning över vilka arkivbildares arkiv den förvaltar. För varje arkiv redovisas sedan handlingarna i "serier" som i sin tur består av "volymer". Arkivbestånden förtecknas vanligen med stöd av ett [[arkivschema]] (förteckningsplan). Handlingarna kategoriseras på funktionella grunder.

Varje enskild släktforskare samlar på sig handlingar över de personer den forskat om. Ofta blir det ett större antal pärmar, och ibland hela hyllor fyllda med anteckningar, avskrifter, [[Antavla|antavlor]], [[Ansedel|ansedlar]], kopior och dokument, som t.ex. gamla brev, vigselbevis, [[pass]], ID-handlingar, körkort, betyg, [[fotografier]], dagböcker, tidningsurklipp (dödsannonser, nekrologer, bröllopsannonser, m.m.), [[bouppteckning]]ar, [[testamente]]n, [[gravbrev]], ljud- och filminspelningar, [[familjebibel|familjebiblar]], bankböcker, säkerhetskopior på databaser, kvitton, receptsamlingar, gästböcker, läkarintyg, kartor, lagfarter, egna inventeringar, brandförsäkringar, osv. I ett familjearkiv kan också inkluderas andra minnesföremål, t.ex. samlingar, barnkläder, leksaker, barnskor, skallror, dopklänningar, brudklänningar, folkdräkter, glasögon, pipor, pennor, medaljer, rockmärken, etc. Dessa föremål är lika viktiga som skrivna dokument, men de måste förses med någon form av märkning så att efterlevande förstår vem de tillhörde. Den ordningssamme sorterar sitt arkiv på ett sådant sätt att det går att hitta i det även efter det att man lämnar det ifrån sig. För detta ändamål finns bra information riktad till släktforskare, där man kan lära sig hur man lägger upp, förvarar och sköter ett privat arkiv. Häftet [[Arkiveringsguide för släktforskare]] av Elinor Elmborg<ref>Elinor Elmborg: [[Arkiveringsguide för släktforskare]], Stockholm 2009, ISBN 978-91-633-4115-1</ref>, är en praktisk och lättläst bok på ämnet.